一、接收人事檔案時要檢查檔案是否屬于我院管理的范圍，檔案姓名、單位、職務(wù)是否與任免通知相符，檔案內(nèi)容是否與檔案轉(zhuǎn)遞單開列的材料項目相符，如發(fā)現(xiàn)差錯要及時記錄并查處，核實無誤的及時退回回執(zhí)，回執(zhí)上簽字、蓋章。

　　二、對接收的人事檔案，清理時發(fā)現(xiàn)不符合要求的，要退給有關(guān)部門重新整理。

　　三、人事檔案必須經(jīng)嚴格密封通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

　　四、轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)人的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)
出、轉(zhuǎn)入。

　　五、收到檔案后，經(jīng)核對無誤，在回執(zhí)上簽名蓋章立即退回。對轉(zhuǎn)遞出的檔案，逾期一個月未退回執(zhí)者，要寫信催問，以防丟失。

　　六、及時轉(zhuǎn)遞人事檔案材料，做到檔案隨人動，避免“有人無檔”的現(xiàn)象發(fā)生。

　　七、人事檔案一般不外借使用，確因特殊需要需借出使用，須書面說明理由，報主管人事工作的領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱。檔案當天回還。

　　八、借用人事檔案者，必須嚴格遵守保密制度和查檔規(guī)定，切實保密，妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、傳閱，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，更不得丟失，否則按國家有關(guān)規(guī)定承擔責(zé)任。

　　九、借用檔案的單位和個人，不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容，因工作需要必須從檔案中取證的，須符合國家有關(guān)規(guī)定，報經(jīng)主管人事工作的領(lǐng)導(dǎo)審批。